Cómo organizar las citas de tus clientes sin perder tiempo

Tener agenda online no es lo mismo que tenerla bien puesta

Ya hemos hablado de lo que cambia al dejar de gestionar citas por WhatsApp: eso resuelve el canal. Pero una agenda que ofrece huecos sin tener en cuenta cómo trabajas de verdad —sin margen entre citas, sin aviso mínimo, abierta para reservar dentro de cinco minutos o dentro de un año— sigue dándote trabajo, solo que ahora es un trabajo distinto: el de corregir a mano lo que la agenda no supo hacer sola.

El margen entre citas, para no encadenar sin respirar

Si necesitas diez minutos entre un cliente y el siguiente —para limpiar, para anotar algo, para tomar aire— ese margen se pone una vez y la agenda deja de ofrecer huecos pegados. No hace falta acordarse de dejarlo libre cada vez: cada hueco que se muestra ya lo lleva puesto.

Sigue leyendoAgenda online o WhatsApp: qué te hace perder más tiempo

La antelación mínima, para no recibir una reserva a última hora

Una reserva que llega con cinco minutos de margen no da tiempo a prepararse, y a veces ni a leerla a tiempo. Poniendo una antelación mínima —dos horas, un día entero, lo que necesites según el servicio— quien reserva solo puede elegir huecos con el margen que tú necesitas para llegar preparado.

Hasta cuándo se puede reservar

Dejar la agenda abierta sin límite hace que alguien pueda reservar dentro de ocho meses, cuando ni tú sabes si ese día vas a trabajar. Poniendo un horizonte —dos semanas, un mes vista— la agenda solo enseña fechas dentro de lo que de verdad puedes prometer.

• Margen entre citas: para no encadenar una detrás de otra sin un respiro.
• Antelación mínima: para que ninguna reserva te pille sin tiempo de prepararte.
• Hasta cuándo se puede reservar: para no prometer una fecha que todavía no puedes confirmar.

El manejo de citas, de la reserva a la siguiente visita

Una cita no acaba al apuntarla. Pasa por cinco momentos, y en cada uno se puede perder tiempo o un cliente: cuando la pide, cuando se le confirma, la víspera, cuando necesita cambiarla y después de venir. Organizar bien las citas es decidir qué pasa en cada momento sin que tengas que estar tú encima.

• La reserva: el cliente elige servicio, día y hora entre los huecos que de verdad tienes libres, sin escribirte para preguntar.
• La confirmación: le llega al momento, con lo que ha reservado, dónde y cómo cambiarlo. A ti, el aviso de la cita nueva.
• La víspera: un recordatorio con un botón para confirmar, cambiar o anular. Es lo que más plantones evita.
• El cambio o la anulación: si lo puede hacer él solo, el hueco vuelve a quedar libre para otro sin que tú hagas nada.
• Después: una nota en su ficha de lo que se le hizo y, si el servicio se repite, la siguiente cita propuesta antes de que se vaya.

Sigue leyendoCómo crear una agenda online para tu negocio, paso a paso

Una agenda online para tus clientes: lo que tienen que ver

Lo que el cliente ve al reservar decide si reserva o te escribe para preguntar. Cada servicio con su nombre, lo que dura y su precio, o un precio desde; los huecos libres de los próximos días sin tener que buscarlos; y, al terminar, una confirmación clara. Si tiene que adivinar cuánto dura un servicio o si ese hueco es de verdad, acabará mandándote un mensaje, que es justo lo que querías ahorrarte.

Pon el enlace donde ya te buscan: en tu web, en tu ficha de Google, en la biografía de Instagram y en las respuestas de WhatsApp. Cómo se monta desde cero, en cómo crear una agenda online.

Las citas que no entran por la web, y los días que no estás

Siempre habrá quien llame o escriba. Esas citas van a la misma agenda, en el momento, aunque sea desde el móvil entre un cliente y otro: dos listas a la vez es como salen las citas cruzadas. Y los días que no trabajas —vacaciones, un curso, un médico— se bloquean con tiempo, para que nadie reserve un hueco que no vas a poder atender.

Preguntas frecuentes

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