Confirmación por correo al reservar
En cuanto reserva, le llega un correo con el servicio, el día y la hora, tu dirección y tu teléfono. Queda por escrito en su bandeja de entrada, que es donde va a buscarlo. A ti te llega el aviso a la vez.
Que no te dejen plantado
Reducir los plantones con lo que ya tienes
Contra los plantones no hay truco, pero sí cinco cosas que puedes dejar puestas y que luego trabajan solas: el correo de confirmación en cuanto reservan, el recordatorio por correo antes de la cita, un enlace para anular que libera el hueco sin que hagas nada, la señal anunciada en cada servicio y anotar en Finanzas quién no vino, para ver el patrón. Agendra hace las cinco. No te prometemos un porcentaje, porque no lo tenemos: lo que sí es seguro es que un hueco que se libera a tiempo se puede volver a llenar, y uno que no se libera, no.
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Un hueco vacío se pierde dos veces
Quien no aparece no solo te deja esa hora sin hacer nada: mientras estuvo reservada, otro cliente que sí habría venido no pudo cogerla. En un negocio que cobra por hora, eso pesa. Y la mayoría de los plantones no son mala fe: son olvidos, imprevistos y anulaciones que nadie llegó a decir en voz alta.
La reacción habitual es perseguir por mensaje el día antes para confirmar. Funciona, pero se te va el mismo rato que se va llevando las citas por WhatsApp. Lo de abajo hace ese trabajo solo.
Las cinco piezas, y qué ataca cada una
Ninguna resuelve el problema entera. Juntas cubren los tres motivos por los que se falla a una cita: que se olvidó, que no pudo y no sabía cómo decirlo, y que nunca fue en serio.
Recordatorio por correo antes de la cita
Automático, el día antes. Contra los olvidos es lo que más hace, y no depende de que tú te acuerdes de mandarlo. Va por correo; por WhatsApp todavía no.
Anular con un clic, desde el correo
Los dos correos llevan un enlace para cambiar la cita o anularla. El hueco vuelve a tu web al momento y lo puede coger otro. Si anular cuesta una llamada incómoda, nadie anula: no viene y ya está.
Señal anunciada en el servicio
Pones el importe en el servicio y el cliente lo ve antes de reservar: «Señal de 15 € al llegar». Se paga al llegar, no por internet. Quien sabe que hay una señal se lo piensa antes de no aparecer.
Anotar quién no vino, en Finanzas
Cada cita pasada te pregunta si se cobró, y una respuesta es «no vino». Finanzas te da el número y el porcentaje sobre las cerradas; para ver el detalle, te bajas las reservas en CSV desde ahí. Sin el dato no sabes dónde actuar.
Cerrar huecos y poner antelación mínima
Cierras un día entero o solo una franja, sin tocar tu semana tipo. Y con la antelación mínima evitas la reserva para dentro de diez minutos, que es la que más se cae.
Mirar el patrón antes de cambiar nada
Cuando lleves unas semanas marcando en Finanzas quién no vino, el número te dirá qué toca. Con las reservas bajadas en CSV —fecha, hora, servicio, cliente y cuándo se reservó— estas son las preguntas que vale la pena hacerse:
- ¿Fallan más las citas reservadas con mucha antelación? Prueba a acortar hasta cuántos días vista se puede reservar.
- ¿Falla siempre el mismo servicio? Quizá ahí sí tiene sentido anunciar una señal, aunque en el resto no.
- ¿Fallan más las primeras horas de la mañana? Puede que ese tramo te rente más cerrado.
- ¿Falla gente que nunca había venido? Es donde la señal anunciada y una política de anulación clara hacen más.
- ¿Anulan con tiempo o no anulan? Si no anulan, revisa que el correo esté llegando y que el enlace se vea.
En el blog está la versión larga: cómo evitar que te dejen plantado en una cita y cómo reducir las cancelaciones de última hora.
Lo que Agendra no hace contra los plantones
Si has leído en algún sitio que la solución es cobrar por adelantado y penalizar la falta, esto es lo que aquí no vas a encontrar. Mejor saberlo antes de darte de alta.
Cobro con tarjeta al reservar
No lo hay. La señal se anuncia y se paga al llegar. Si necesitas retener el importe por internet para asegurar la cita, esto no te sirve hoy.
Penalización automática por anular
No hay cobro de penalización. Puedes escribir tu política en el servicio o en tus preguntas frecuentes, y aplicarla tú.
Recordatorios por WhatsApp
Están programados, pero necesitan unas credenciales de Meta que Agendra todavía no tiene, así que hoy no salen. Los recordatorios funcionan por correo.
Recordatorios por SMS
Tampoco. El recordatorio va al correo que deja el cliente al reservar, que es donde también recibió su confirmación.
Bonos de sesiones y lista de espera
No hay bonos de sesiones ni una lista de espera que avise sola cuando se libera un hueco. Cuando alguien anula, el hueco vuelve a la web y lo coge quien pase por ahí.
Informes de asistencia
Finanzas te da el número de «no vino» y el porcentaje sobre las citas cerradas. No es un informe de asistencia ni contabilidad: es lo justo para ver la tendencia.
Preguntas sobre los plantones
¿Cuánto bajan los plantones con esto?
No te vamos a dar un porcentaje. Depende de tu oficio, de tu clientela y de con cuánta antelación se reserva contigo, y cualquier cifra que pusiéramos aquí sería inventada. Lo que sí se puede decir es qué hace cada pieza: el recordatorio ataca los olvidos, el enlace para anular convierte una falta en un hueco libre, y la señal anunciada filtra a quien no va en serio.
¿Cuándo sale el recordatorio?
El día antes de la cita, automático y por correo. Lo manda la plataforma sola, entres o no en el panel. Por WhatsApp no sale: esos avisos están programados pero necesitan unas credenciales de Meta que Agendra todavía no tiene.
¿Se cobra la señal al reservar con tarjeta?
No. La señal se anuncia en el servicio para que el cliente la vea antes de reservar, y se paga al llegar. No hay cobro por internet en el momento de reservar. Si lo que necesitas es cobrar por adelantado para asegurar la cita, Agendra hoy no lo hace.
¿Qué pasa cuando un cliente anula?
Pulsa el enlace de su correo, la cita se anula y ese hueco vuelve a estar libre en tu web al momento, sin que tengas que tocar nada. A ti te llega el aviso. Por eso conviene que anular sea fácil: si cuesta una llamada incómoda, la gente no anula, simplemente no viene.
¿Dónde anoto que alguien no vino?
En Finanzas. Cada cita que ya ha pasado te pregunta si se cobró, y una de las respuestas es «no vino». Arriba te queda el número de plantones y el porcentaje sobre las citas cerradas. Para mirar si se repite un día, un servicio o una persona, te bajas las reservas en CSV desde esa misma pantalla: cada una va con su fecha, su servicio, su cliente y esa marca. No es contabilidad ni facturación: es un registro tuyo para saber qué está pasando.
¿Puedo poner una política de cancelación?
Puedes escribirla en la descripción del servicio, en tus preguntas frecuentes o en una página propia de tu web, y ahí la lee quien reserva. Lo que no hay es un cobro automático de penalización: si cobras algo por una anulación tardía, lo acuerdas y lo cobras tú.
¿Puedo cerrar huecos para que no me reserven?
Sí. Puedes cerrar un día entero o solo una franja —vacaciones, un festivo, la tarde del médico— sin tocar tu semana tipo. Y con la antelación mínima evitas que alguien te reserve para dentro de diez minutos.
¿Cuánto cuesta tener todo esto?
Nada para empezar: la confirmación, el recordatorio, el enlace para anular y Finanzas están en el plan Prueba, sin tarjeta. El plan Profesional, 29 € al mes más IVA, añade tu dominio propio y el calendario sincronizado — los planes, aquí.
El recordatorio sale solo.
El hueco se libera solo.
Todo esto viene puesto desde la primera cita con el plan Prueba. El plan Profesional añade tu dominio propio y las reservas en tu Google Calendar.
Sin tarjeta · Sin permanencia · Publicada en minutos